Organizata, Menaxhimi, Projekti dhe Manaxhimi i Projektit

Hyrja ne menaxhimin eprojektit

A. O Organizata, Menaxhimi,Projekti dhe Manaxhimi i Projektit

1. Organizata eshte nje rregullim/azhornim sistematik i njerezve per permbushjen e disa qellimeve specifike.
Disa shembuj organizatash jane:
• Kollegjet dhe Univeristetet .
• Kishat dhe Xhamiat

• Agjensite Publike
• CF Tirana
Te gjitha organizatat kane karakteristika te perbashketa si:
• Fusha te vecanta, zhvillojne synime dhe objektiva per te permbushur qellimet.
• Organizate perbehen nga njerez.
• Te gjitha organizatat zhvillojne struktura sistematike qe percaktojne limitet dhe sjelljet e anetareve te saj.
Prandaj te gjitha organizat i referohen nje entiteti i cili ka qellime specifike, perfshine njerez dhe kane nje strukture sistematike. Organizatat permbushin objektivat e tyre nepermjet menaxhimit dhe menaxhimit te projekteve.
II. Cfare eshte Menaxhmi.
Menaxhimi eshte koordidnimi i punes se njerezve per te permbushur qellimet dhe objektivat, duke perdorur ne menyre efikase dhe efektive burimet ne dispozicion. Menaxhimi perfshin planifikimin, organizimin, perzgjedhjen e personelit, drejtimin dhe kontrollin e nje organizate per te permbushur qellimet. Efikasiteti I referohet te marresh me shume rendiment me minimumin e inputeve te futura ne system. Pra ndryshe mund te themi qe efikasiteti eshte te besh gjerat sic duhen. (Doing things right). Efektiviteti i referohet te besh gjerat e duhura. (Doing the right things)
III. Cfare eshte projekti
Per te shpjeguar menaxhmin e projektit eshte e rendesishme te kuptojme edhe konceptin e projektit. Projektet jane te dallueshme nga proceset e organizates . Procesi i referohet aktiviteteve te vazhdueshme qe kryehen nga dita ne dite per permbushjen e prodhimit te madhrave dhe dhenien e sherbimeve. Ndersa projektet per shumicen e organizatave jane unike dhe te dallueshme nga menyra e kryerjes se punes rutine te perditshme.
a. Projekti eshte nje sipermarrje unike me nje afat fillimi dhe perfundimi qe ndermerret per te permbushur qellimet e percaktuara brenda parametrave te kostos, skedulit(axhenda) dhe cilesise.
b. Projekti eshte nje perpjekje e perkoheshme qe ndermerret per te krijuar nje produkt ose sherbim unik.
c. Projektet perfshine ndermarrjen e nje sere aktivitetesh te nderlidhura dhe te koordinuara, qe orientohen drejt arritjes se qellimit qe kane nje kohezgjatje te percaktuar dhe qe jane pothuasje te gjitha unike (te vecanta) deri ne nje fare shkalle.

Projektet:
• Kane objektiva specifike
• Kane afat fillimi dhe perfundimi te percaktuara.
• Kane limite ne financim.
• Konsumojne burime njerezore dhe jo njererezore (para,njerez, pajisje).
ane shume funksionale.
Projektet jane procese komplekse pasi zakonisht ato kerkojne koordinimin e nje teresie inputesh te organizates. Anetaret e grupit te projektit mund te jene prej departamenteve te ndyshme apo mund ti perkasin nje fushe funksionale. Meqenese projekti ka si qellim permbushjen e qellimit te percaktuar ai eshte i perkohshem, pra do te ekzistoj deri ne momentin qe ky qellim do te permbushet.
Projektet kufizohen nga buxheti, skeduli (axhenda) dhe burimet. Puna per projektin kerkon qe te punohet me burime financiare dhe njerezore te limituara per nje periudhe kohe te specifikuar. Sapo puna perfundohet anetaret e projektit shperndahen. Pra, projektet perbejne keshtu aktivitete me burime te kushtezuara.
Projektet ndermerren per te plotesuar nje qellim apo disa te tilla te percaktuara qarte. Qellimet apo rezultatet qe kerkohen te arrihen percaktojne natyren e projektit dhe te grupit te tij. (psh ndertimi i nje ure, prodhimi i nje proukti te rri).
Ne cdo rast qellimi duhet te jete i percaktuar specifikisht dhe projekti duhet te organizohet per te arritur kete qellim specifik.
Projektet shoqerohen nga pasiguria. Per shkak se projekti eshte unik ne disa raste eshte e veshtire te percaktohen qarte objektivat, kohezgjatja dhe kosto e projketit per te permbushur qellimet e veta.
Projektet jane te fokusuara tek klienti. Projektet paraqesin nje lloj te vecante sipermarrje per cdo organizate dhe kakrakterizohen:
i. Nga perpjekjet e perkohshme me nje cikel te qarte jete. Nisin kur nevojiten, operojne per nje periudhe te specifikuar kohe dhe jane te perkoheshem.
ii. Nga elementet perberes per projektimin dhe ekzekutimin e strategjive te organizates. Jane mjetet kryesore per realizimin e qellimeve te organizates.
iii. Nga mundesimi i futjes e produkteve dhe sherbimeve te reja dhe te permiresuara. Pra projektet jane menyra per te sjelle risi ne organizata.
iv. Nga ofrimi i filozofise dhe strategjise per menaxhimin e ndryshimit.
v. Nga bashkepunimi nderfunksional. Nje projekt qe synon futjen e nje produkti te ri mund te kerkoj punen e kombinuar te inxhinierve, ekonomisteve, specialisteve te marketingut dhe te projektuesve. vi. Nga funksionet tradicionale te menaxhimit si ai i planifikimit, organizimit, motivimit, drejtimit e kontrollit aplikohen te cilat aplikohen gjate zbatimit.
vii. Rezultatet kryesore te projektit lidhen me permbushjen e projektit lidhen me permbushjen e kerkesave te klientit brenda kushtezimeve teknike, te kostos dhe te skedulit. viii. Projektet perfundojne me kompletimin e suskseshem te objektiva te performances ose me shpejt ne ciklin e tyre te jetes nese rezultatet nuk premtojne per nje avantazh strategjik.
IV. TRE KUSHTEZIMET E PROJEKTIT
Cdo projekt kushtezohet ne menyra te ndryshme nga qellimi koha dhe kosto. Per te arritur nje projekt te sukseshem menaxheri i projektit duhet ti marr ne konsiderate keto tre kushte duke i balancuar keto 3 qellime shpesh konkuruese.
1. Qellimi: Cfare pune duhet bere si pjese e projektit? Cfare produkti apo sherbimi unik pret sposnsori i projektit nga ky projekt.
2. Koha: Sa kohe duhet per te perfunduar projektin? Cili eshte skeduli (axhenda) I projektit?
3. Kosto: Sa do kushtoj perfundimi i projektit. Menaxheret e projektit duhet te dine cili aspekt apo aspekte te ketyre tre kushtezimeve jane me te rendesishme. Pervec ketyre 3 kushtezimeve qe jane element baze te projektit elemente te tjere mundet gjithashtu te luajne nje role te rendesishem. Cilesia eshte faktor kryesor tek projektet. Kjo perben nje kushtezim ekstra qe sot gjithenje e me teper shume kompani kerkojne qe te perfshihet ne 3 kushtezimet e mesiperme.
V. Cfare eshte Menaxhimi I Projektit Menaxhimi i projektit eshte aplikimi i njohurive, aftesive, mjeteve dhe teknikave per aktivitet e projektit per te permbushur kerkesat e projektit. Menaxharet e projektit jo vetem duhet te permbushin qellimin, kohen, koston dhe cilesine e projekteve por gjithashtu duhet te mbeshtesin te gjithe procesin per te permbushur nevojat dhe parashikimet e njerezve qe perfshihen dhe parashikohen nga projekti.
Elementet kryesor te menaxhimit te projektit jane:
o Stakeholders perfshire ne projekt.
o Fushat ktyesore te njohurive per menaxhimin e projektit.
o Mjetet dhe teknikat e menaxhimit te projktit
o Suksesi I projektit.
Stakeholders e projektit Keto jane njerez qe perfshihen apo ndikohen nga projekti sikurse mund te jene. Sponsori projektit, grupi i projektit, stafi mbeshtetes, klientet, perdoruesit, furnitoret apo edhe oponentet e projketit. Fushat ktyesore te njohurive per menaxhimin e projektit. Fushat peshkruajne kompetencat kryesore qe duhet te zhvillojne menaxheret e projektit. Disa prej ketyre fushave jane kryesore per menaxhimin e projektit si menaxhmi I qellimit, kohes, kostos dhe cilesise meqene se ato cojne ne arritjen e objektiva specifike te projektit.
Menaxhimi i qellimit te proketit perfshine punen me gjithe stakeholders e duhur per te percaktuar dhe per te arritur nenshkrimin e marreveshjes si dhe per te menaxhaur te gjithe punen qe kerkohet per te prfunduar me suskes projektin.
Menaxhimi i kohes projektit perfshine vleresimin se sa kohe do te nevojitet per te perfunduar punen nepermjet ndertimit te nje skeduli te pranueshem te projektit me kosto efektive nga perdorimi I burimeve ne dispozicion duke siguruar perfundimin ne kohe te projektit.
Menaxhimi i kostos se projektit konsiston ne pergatitjen dhe menaxhimin e buxhetit te projektit.
Menaxhimi i cilesise se projektit siguron qe projekti do te kenaqe nevojat e percaktuara per te cilat ndermerret. Funksione te tjera ndihmese qe ndihmojne menaxhimin e projektit jane: Menaxhimi i burimeve njerezore per projektin qe lidhet me perdorimin efektiv te njerezve qe perfshihen ne projekt. Menaxhimi i Riskut qe perfshine identifikimin analizen dhe reagimin ndaj risqeve qe lidhen me projektin. Menaxhimi i prokurimit te projektit qe perfshine blerjen e mallrave dhe sherbimeve qe i nevojiten projektit nga burime te jashme te organizates. Mjetet dhe Teknikat e Menaxhimit te Projektit Mjetet dhe teknikat e menaxhimit te projektit ndihmojne menaxheret e projektit dhe grupet e tyre per te kryer punen ne te gjitha funksionet qe perfshine menaxhimi I projektit. Fushat e Njohurive Mjetet dhe Teknikat Menaxhimi i kohes Grafiket Gantt, diagramat rrjete te projektit, analiza e rruges kritike, shpejtimi i projektit, vleresimi dhe matja e performances se skedulit. Menaxhimi I kostos Vlera neto prezente, analiza e afatit te shlyerjes, menaxhimi i vleres se arritur, menaxhimi i portoflit te projektit, vleresimi i kostos, plani i menaxhimit te kostos. Menaxhimi i burimeve njerezore Teknikat e motivimit, matrica e caktimit te pergjegjesive, strukturat e organizimit te projektit, diagramat e burimeve, ngritja e grupit te projektit. Menaxhimi i Riskut Planet e menaxhimit te riskut, te regjistrimit dhe te renditjes te riskut. Menaxhimi I Prokurimit Analiza per marrjen e vendimit me ble-apo prodhuar, kontratat, zgjedhja e burimit per blerje, vleresimi I furniorit. Suksesi i projektit faktoret qe ndikojne
Misioni dhe qellimet e Projektit. Njohja e mire qellimeve dhe matesve te performances qe perdoren ne vleresim eshte mjaft e rendesishme per nje koordinim te mire te perpjekjeve. Misioni i pergithshem dueht te percaktohet dhe tu shpjegohet anetareve te grupit te punes, kontraktoreve dhe pjesemarresve te tjere.
Mbeshtetja e menaxhimit te larte: Perfshirja e vashdueshme e menaxhimit te larte gjate gjithe ciklit te jetes se projektit rrite njohjen dhe kuptimin e misionit dhe te rendesise.Komunikimi solid nepermjet menaxherit te projektit dhe menaxhimit te larte eshte nje katalizator qe projekti te jete i sukseshem.
Planifikimi projektit: Shnderimi i misionit qellimeve dhe matesve te performances se projektit ne nje plan te mundshem eshte lidhja ndermejt fazes se projektimit te konceptit dhe fazes se prodhimit. Nje plan i detajuar qe perfshine te gjitha aspektet e projektit teknik, financiar, organizative, skedulimit, kominikimit dhe kontrollit eshte baza e zbatimit. Pra planifikimi eshte nje process dinamik dhe i vazhdueshem qe lidh ndryshimet e qellimeve dhe performances me rezultatet finale.
Konsultimi me klientin: Konsultime me klientin per te pasqyruar qarte deklaraten e misionit. Deklarata e misionit qe pasqyron me kujdes nevojat e klientit ne fazen e projektimit te konceptit eshte e vlefshme per te moniturar progresin dhe rezultatet ne fazat e planifikimit dhe zbatimit.
Problemet e personelit: Nese lidhjet e anetarave te grupit te projektit, ndermjet anetrave te grupit dhe klientit ose ndermejt aneterave te grupit dhe personelit tjeter ne organizate jane te dobeta dhe problemet jane te shpeshta atehere suksesi i projektit eshte i dyshimte.
Problemet Teknike.
Pranimi nga klienti: Konsultimi i vazhdueshem me klientin gjate gjithe ciklit te jetes rrite propabilitetin e suksesit ne lidhje me pranimin nga perdoruesi.
Kontrolli dhe monitorimi i projekti: Rrjedhja e vazhdueshme e inofrmacionit ne lidhje me progresin aktual eshte nje mekanizem qe lejon menaxherin e projektit te ndeshet me pasigurine. Duke e krahasuar progresin aktual me planet aktuale menaxheri i projektit mund te identifikoj devijimet, ti parapri problemeve dhe te inicioj veprime korrigjuese.
Komunikimi: Komunikimi i mire presupozon nje shkembim te vazhdueshem informacioni.
Perballimi i shqetesimeve: Sistemi i kontrollit dhe monitorimit projektohet per te identifikuar fushat problematike dhe nese eshte e mundshme per te ndjekur burimin e tyre ne organizate.

B. CIKLI I JETES SE PROJEKTIT
Cikli i jetes se projektit kalon ne disa faza zhvillilmi dhe eshte i rendesishem pasi demonstron llogjiken e drejtimit te projektit. Ai na ndihmon per zhvilliimin e planeve per, zbatimin e projektit, per te marre vendimin se kur do te nevojiten burimet per projektin, si te vleresohet progresi i projektit etj. Fazat nepermjet te cilat kalon projekti jane 5 Faza e konceptimit: Qellimet, kerkesat, fizibilitetin, dhe baseline (pike referimi per krahasim). Klienti fillon me identifikimin e nevojes ose te mangesise se konstatuar tek operacionet ekzistuese dhe berjen e kerkeses per propozim ku dhe behet koncpetimi i projektit. Zgjedhja e projekteve bazohet ne nje varietet qellimesh dhe matesish te performances duke perfshire koston e parashikuar perfitimin, riskun dhe mundesine e vazhdmsise. Menjehere sapo projekti zgjidhet dhe projektimi i concpetit aprovohet fillon puna per fazen e dyte, Faza e zhvillimit te avancuar: Kjo faze permbledh planin, buxhetin, skedulin, baseline (piken e referimit per te krahasuar) dhe propozimin e projekti.
1) Krijimi i struktures se organizimit te projekti lidhur me avantazhet dhe disavantazhet te cdo forme te mundshme te organizimit.
2) Vleresimi i kostos. Kjo kosto duhet te zberthehet ne kosto implementimi.
3) Mbasi percaktohet kosto totale e projektit do te duhet te behet analiza kosto-perfitim. Faza e projektit te detajuar. Kjo faze perfshine percaktimin e pergjegjesive, grupin e punes, strukturat e organizimit, plani i detajuar, propozimi the takimi per te prezantuar projektin. Faza e prodhimit: Ne kete faze perfshihen ekzekutimet e planeve. Ne kete nivel fokusi eshte ne performancen aktuale mbi ndryshimet te planeve origjinale. Modifikimet mund te marrin forma te ndryshme. Me te mundshme per tu rregulluar jane qellimi i punes, skeduli dhe buxheti sikurse mund te diktoj situata. Gjate gjithe kesaj faze detyra e menaxhimit eshte te caktoj punen paleve pjesemarrese dhe te monitoroj progresin aktual dhe ta krahasoj ate me planet baze. Nje vemendje ne menaxhim duhet ti kushtohet mbeshtetjes logjistike. Pergatitja e mbeshtetjes logjistike perfshine dokumentimin, trajnimin e personelit, mirembajtje. Faza e perfundimit: Perfundimi ndodh kur projekti kompletohet dhe i transferoeht klientit. Mbyllja, dokumentimi, sugjerimi i permiresimeve, ricaktimi dhe shperndarja e grupit. Mesimet dhe eksperienca aktuale sherbejme si baze per te permiresuar praktiken. Po qe se nuk mesohet nga gabimet atehere eshte e mundshme qe te perseriten duke e bere detyren e permiresimit te vazhdueshem nje ushtrim te perhershem.
C. KLASIFIKIMI I PROJEKTEVE
Projektet klasifikohen sipas nje teresie te detajuar variablash qe jae: sipas karakteristikave te projektit, sipas industrise dhe sipas permases. Sipas karakteristikave te projektit Disa nga karakteristikat qe bejne klasifikimin e projekteve jane: Risku-Nivelet e percaktura te riskur (I larte-mesatar-I ulet) Vlera e biznesit-Nivelet e percaktura (I larte-mesatar-I ulet) Kohezgjatja-percaktimi i nje sere kategorish Kompleksiti (I larte-mesatar-I ulet) Teknologjia e perdorur Numri i departamneteve qe ndikohen. Kosto Klasifikimi sipas industrise Kjo forme klasifimi eshte e vlefshme per ato projekte te industrive te ndryshme qe spesh kane kerkesa unike. Klasifikimi sipas permases Projektet e madha kerkojne nje planifikim dhe kontroll me te detajuar. D. MENAXHIMI I PROJEKTTIT KUNDREJT MENAXHIMIT TE PERGJITHSHEM APO ATI FUNKSIONAL
Cdo projekt eshte unik. Menaxheret projekt duhet te jene creative dhe fleksibele dhe te kene aftesine per t’ju pershtatur ndryshimeve me shpejtesi. Per menaxherin e projektit pothuajse cdo gje perben nje perjashtim. Kurse per menaxheret funksional kryejne ne menyre te vazhdueshme pune me shume pak ose aspak ndryshim.
Suksesi i projekti varet ne menyre absolute nga planifikimi i detajuar. Plani i projektit perben burimin e menjehershem per buxhetin, skedulin, kontrollin, dhe vleresimin e projektit.
Buxheti dhe skedulet e projektit ndertohen ne menyre krejt te ndryshme nga buxheti dhe skeduli i aktiviteteve te zakonshme qe kryhen ne menyre te vazhdueshme. Buxheti i projektit nxiret direkt nga plani i projektit dhe llogaritet per cdo projekt ndryshe. Ne menyre te ngjashme ndertohet dhe skeduli i projektit. Kurse buxhetet te aktiviteteve te zakonshme perbejne modifikime te buxheteve te tremujorit apo vitit te meparshem te te njejtit aktivitet.
Permbushja e projekteve arrihet ne nje menyre unike. Kurse Menaxhimi i pergjithshem dhe ai funksonal permbushen nga procese rutine.
Projektet ne te shumten e rasteve jane shume funksionale.
Projektet nuk i pershtaten hierakrise menaxheriale tradicionale.
E. ROLET NE NJE.PROJEKT
Per te iniciuar , planifikuar dhe zbatuar ne menyre te sukseshme projektet duhet te kryehen nje sere rolesh ekzekutive te menaxhimit dhe perfaqesimit. Rolet ne nivel ekzekutiv
• Grupi Drejtues.
• Menaxheri kryesor.
• Sponsori. Roli ne nivel menaxhimi me I dukshem tek projekti eshte menaxheri I proketit.
Rolet menaxheriale
• Menaxheri I projektit
• Menaxheri Funksional
• Ndihmesi
• Perfaqesues I klientit Rolet ndihmese
• Anetaret e grupit te projektit
• Ekspertet te ceshtjeve te vecanta.
Pyetje per Diskutim
1) Cfare kuptojme me termin organizat?
2) Cilat jane avantazhet dhe disavantazhet e menaxhimit te projektit.
3) Cilat jane karakteristiakt kryesore qe zoterojne te gjitha projektet?
4) Pershkruaj fazat e nje cikli jete te projektit?
5) Perse eshte e nevojshme njohja e ciklit te jetes per projektin?
6) Pershkruani shkurtimisht elementet kryesor te menaxhimit te projektit.
7) Shpjego shkurtimisht nga ndryshon menaxhimi i projektit me menaxhimin e pergjithshem dhe ate funksional.
8) Cilat jane rolet kryesore qe lidhen me nje projekt.